Сервисы для самоорганизации, часть первая: Evernote

Полагаю, можно с уверенностью утверждать, что с некоторой регулярностью почти каждый предпринимает попытки упорядочить свою жизнь. В ход идут записные книжки, календари, графики, самоклеящиеся стикеры, расписания и много чего еще. Вместе с компьютерами появились новые, более удобные средства: программы, сервисы, я даже припоминаю такой интересный девайс, как электронная записная книжка. Сейчас, в эру смартфонов, планшетов, повсеместного интернета, синхронизации и облачных сервисов индустрия планирования и обработки входящей информации бесспорно вышла на новый уровень. Именно этому новому этапу я приписываю свои успехи в самоорганизации: все действительно стало намного удобнее. Но прежде чем рассказать о том, как я лично обустроил свою работу с информацией, крупица теории.

GTD - getting things done - пожалуй, самая известная методика. Ее описал в одноименной книге Дэвид Аллен в 2002 году. Изначально я собирался рассказать о ней более-менее подробно, но, как оказалось, в Википедии есть неплохая статья, которой достаточно для общего понимания.

Отмечу только определенный алгоритм обработки входящей информации (см. рисунок ниже). Важно обратить на него внимание, чтобы понять, на основе каких принципов я использую Evernote.

GTD хороша тем, что ее можно реализовать как в физическом пространстве (папки, лотки для бумаг, ящики и т.д.), так и в различных сервисах. В наше время, когда электронная информация ежедневно обрушивается на головы неудержимым водопадом, второе куда актуальнее.

Сразу скажу, я пока не внедрил GTD в полной мере, хотя и есть мысли по этому поводу. Если сделаю попытку серьезно переработать свою систему, сместив, скажем, вектор краткосрочного планирования на to-do сервисы, оставив Evernote для хранения информации и планирования долгосрочного аспекта, как раз воспользуюсь одним из сервисов.

Ниже приведен список тех из них, о которых я наслышан. Большинство из них как раз и предназначено для полного и точного следования GTD:
Doit.im - и статья на хабре.

todoist.com

Remember the Milk - немного выделю его списка. Просто я неоднократно слышал, что Молоко "заново придумало to-do листы". Интересно. Вот обзор (тоже внезапно на Хабре). С другой стороны, есть мнение, что указанный выше doit.im уделывает "молоко" по всем статьям.

toodledo.com

Trello.com - стоит несколько особняком. Некоторые используют этот сервис управления проектами для собственных нужд ежедневно, работая над личными делами и начинаниями. Мне не кажется это удобным, просто потому что  есть с чем сравнить. Добавлю, что Trello продвигаю на работе именно как рабочий инструмент, и там он, безусловно, удобен.

Я же для реализации некоего подобия GTD использую Evernote. Во многом я вдохновился вот этой прекрасной статьей-инструкцией (ссылка на мой дропбокс).
Итак, чем же хорош Evernote?

1. Удобная организация данных. Блокноты содержат заметки, которые несут в себе любую информацию - текст, данные, файлы. Блокноты организуются по смысловым группам, заметки же можно искать по тегам и ключевым словам.
2. Доступ. Ваши данные синхронизированы в облаке. На практике это значит, что отовсюду вы имеете доступ к одним и тем же актуальным файлам и заметкам - из дома, с работы, с телефона.
3. Удобные сервисы для работы. В частности, для браузеров есть расширение, позволяющее сохранять статьи и скриншоты буквально в два клика, делать на них собственные пометки и рисунки и делиться ими.
4. Гибкие возможности. Хотите поделиться заметкой? Отправьте ссылку, и у адресата под рукой будет интернет-страница с актуальным текстом. Хотите сохранить в Evernote важное письмо? Перешлите его на свой адрес на сервере, указав при необходимости нужный блокнот и теги в теме письма: сервис сам поместит заметку, куда нужно. Хотите синхронизировать какие-то рабочие файлы? Создайте папку и настройте к ней доступ для Evernote - программа будет подгружать в виде заметки все файлы, что попадут в эту папку.

Я использую Evernote  не так идеально, как можно было бы, но несколько вещей накрепко вошли в мой быт. Далее несколько примеров, которые могут облегчить жизнь, даже если Вы не слышали о GTD:

• Блокнот "сегодня". Сюда можно записывать в течение дня все, что необходимо сделать этим вечером: позвонить или перезвонить, поискать что-то интересующее в сети, написать, прочитать, поделиться. Заметка ежедневно очищается, чтобы она была актуальна.
• Блокнот "входящее". Сюда валится все, что я не обработал сразу: от ссылки на ролик или картинки, которой хотел поделиться, до справочной информации и статей, которые я еще не распределил.
• Блокнот "статьи". С помощью приложения для chrome в два клика можно сохранить интересные статьи и записи, чтобы потом прочитать их на телефоне там, где удобно, и когда.
• Списки дел на среднесрочную перспективу, больших и маленьких. Когда выдается свободная минута или даже выпадает безделье, можно выполнить что-то из списка и  вычеркнуть с чувством выполненного долга.
• Если для вас актуально создания текстового контента (записей, статей, рассказов, постов), то делать в Evernote это невероятно удобно. Актуальная версия текста всегда с вами, на каком бы устройстве вы не работали.
• По блокнотам удобно структурировать тематические заметки.

Вот так выглядит сейчас мой Evernote.

О платной версии. Я даже был на нее несколько месяцев подписан. Главное, зачем она нужна:

•  загружать ну очень большие файлы; 
• поставить пин-код на мобильное приложение;
•  еще что-то там с мобильным приложением, связанное с оффлайн-блокнотами.

 Первое решается просто - не надо забивать гвозди микроскопом. Если вы хотите переслать файл и иметь к нему доступ, просто воспользуйтесь DropBox (на правах рекламы там стоит моя рефферальная ссылка) и сохраните ссылку с доступом в Evernote. Второе еще проще - просто поставьте пинкод посложнее на телефон в целом, если еще этого не сделали. Что касается третьего - я так и не разобрался, в чем прелесть, поэтому не ощутил горечи утраты (возможно, оно и к лучшему, все-таки 150 р в месяц это вполне себе абонентская плата за не то чтобы очень большие выгоды).

 Некоторые люди предлагают и вовсе совместить папку Загрузки с папкой Evernote, чтобы любые ваши загрузки автоматически подгружались в Evernote. Но я начал мгновенно утопать в каких-то скаченных книжках, статьях, pdf-ках, торрентах (я знаю, за мной уже выехали), и поэтому быстро отказался от этой идеи. К тому же, это был тот самый месяц, когда у меня подозрительно быстро исчез доступный в trial-версии объем загрузок (60 мб).  

Какие у Evernote минусы? Ну, главный, пожалуй - это специфика мобильного приложения. Автоматически загружаются при синхронизации только заголовки, а контент загружается по запросу из интернета. Поэтому прежде чем сесть читать статью в метро, стоит озаботиться тем, чтобы ее вообще подгрузить. Подозреваю, что третья фича платного приложения как раз связана с этим - предположительно, позволяет создавать оффлайн-блокноты, которые будут подгружать все содержимое целиком. Но как-то у меня тогда руки не дошли разобраться, а сейчас "вроде и так неплохо". 

Еще один минус, который мне бросился в глаза - после последнего обновления мобильного приложения двойной таб перестал корректно выделять текст, выделение часто спадает. Это несколько усложняет процесс редактирования заметок с телефона, но с другой стороны, согласитесь, это настоящая first world problem. 

Вообще-то, я собирался сразу рассказать о google-календаре и RescueTime, но, думаю, это тоже некороткая история, а мне кажется, что лучше много постов среднего размера почаще, чем редкие и гигантские, которые половина людей не дочитает до конца. Поэтому будем считать, что здесь заканчивается первая часть рассказа о сервисах для самоорганизации.